Inventário de estoque em restaurante: como fazer

O inventário não é burocracia de fim de mês: é o que faz todos os outros números da casa valerem alguma coisa. Sem ele, o CMV é estimativa, o ponto de reposição é chute e a perda por validade é impressão.

Os cinco passos

1. 01Escolha a hora em que a operação está paradaAntes de abrir ou depois de fechar, e sempre a mesma. Contagem feita com a cozinha produzindo conta o mesmo item duas vezes ou nenhuma, e a divergência que aparece depois é do método, não da operação.
2. 02Congele as movimentaçõesNada entra e nada sai enquanto a contagem corre. Entrega que chegar durante o inventário fica na doca, sem ser recebida no sistema, e entra depois que a contagem fechar.
3. 03Conte sempre na mesma ordemPrateleira por prateleira, de cima para baixo, da esquerda para a direita, câmara por câmara. A ordem fixa é o que faz o esquecimento aparecer: quem conta na mesma sequência todo mês percebe quando pulou um vão.
4. 04Conte em dupla nos itens de maior valorUma pessoa conta e diz, outra anota. Nos cinco itens que mais pesam no estoque, vale a segunda contagem cega, feita por outra pessoa sem ver o primeiro número.
5. 05Feche apurando divergência, e não apagandoA diferença entre o saldo do sistema e o contado é a informação mais valiosa do inventário. Ajuste o saldo, mas guarde a divergência com data, item e valor: é a série dela que revela furo de processo.

A conta da divergência

O que a divergência costuma significar

Sobre furto

É a primeira hipótese que aparece na cabeça de todo dono e quase nunca é a primeira causa. Erro de unidade, retirada sem baixa e recebimento lançado errado explicam a maioria das divergências. Investigue nessa ordem — e trate a divergência como problema de processo até que os dados digam outra coisa.

O que contar, e em que unidade

Conte na unidade em que o item se movimenta, não na que ele foi comprado. Caixa fechada de 10 kg com três quilos usados é 3 kg abertos mais 1 caixa, e não "uma caixa e meia". Metade de embalagem é onde nasce a maior parte da divergência de contagem.

Itens fracionados guardados sob refrigeração ou congelamento já devem trazer designação, data de preparo e prazo de validade no invólucro, por exigência da RDC 216/2004 (item 4.8.18). Quem cumpre isso conta mais rápido: a etiqueta diz o que é, quando foi feito e até quando serve, sem ninguém abrir a embalagem para descobrir.

Quanto tempo leva

Numa casa com estoque organizado por lote e etiqueta legível, o inventário geral de uma cozinha de porte médio leva de uma a duas horas com duas pessoas. Sem etiqueta, o mesmo trabalho passa de meio turno — e a maior parte do tempo é gasta descobrindo o que é cada coisa, não contando.

Perguntas soltas

De quanto em quanto tempo fazer inventário?

Mensal é o mínimo, porque o CMV do mês depende dele. Semanal nos itens de maior valor — normalmente proteína e bebida — dá para fazer em menos de uma hora e antecipa em três semanas qualquer problema que o inventário mensal só mostraria depois.

Inventário rotativo substitui o inventário geral?

Não substitui, complementa. O rotativo conta uma parte do estoque a cada semana e mantém o saldo aferido o tempo todo. O geral, com a casa parada, é o que fecha o período e sustenta o CMV. Casas que só fazem rotativo perdem a foto do fechamento.

O que fazer quando a divergência é grande?

Antes de ajustar, recontar o item. A maior parte das divergências grandes é erro de contagem ou de unidade — quilo lançado como caixa, litro como unidade. Se a recontagem confirmar, procure na ordem: descarte não registrado, retirada sem baixa, recebimento com quantidade errada.

Preciso contar item de baixo valor?

Conte, mas com o esforço proporcional. Uma curva ABC simples resolve: os itens que somam a maior parte do valor do estoque recebem contagem cuidadosa e frequente, o resto entra no inventário geral do mês.